Déclaration de confidentialité MyFamily
MyFamily prend soin de votre famille. Et donc également de vos données familiales.
Sur cette page, vous trouverez :
- Les données que nous collectons à votre sujet,
- Comment nous collectons ces données,
- Pourquoi nous traitons et conservons vos données,
- Avec qui nous partageons vos données,
- Combien de temps nous les conservons,
- Comment nous protégeons vos données,
- Quels sont vos droits,
- Et comment exercer vos droits.
La présente déclaration de confidentialité est adaptée en permanence à la manière dont nous utilisons vos données. Vous trouverez toujours la toute dernière version sur cette page.
Vous comprenez certainement que cette déclaration de confidentialité ne concerne que les services de MyFamily. Nous ne pouvons pas être tenus responsables de ce que font d’autres sites web ou sources – qui renvoient vers nous ou vers lesquels nous plaçons un lien – avec vos données.
Quelles données recueillons-nous à votre sujet ?
MyFamily collecte vos données à caractère personnel. Les données à caractère personnel sont des données qui permettent de vous identifier. Nous le faisons en collaboration avec l’Agence flamande pour le paiement des allocations dans le cadre de la Politique familiale (en abrégé : l’agence) pour déterminer, calculer et vous verser votre droit aux allocations familiales.
Il va de soi que nous sommes responsables du traitement des données que nous traitons.
Il s’agit plus exactement des catégories de données à caractère personnel suivantes :
- Données d’identification : données permettant de vous identifier, comme votre nom, votre date de naissance, votre adresse...
- La composition de votre ménage : pour vérifier le montant exact d’allocations familiales auquel vous avez droit,
- Données relatives à la santé physique et psychosociale : pour vérifier s’il existe un droit à certains suppléments,
- Données relatives à la garde d’enfants : par exemple pour le calcul de l’allocation de garde d’enfants,
- Données relatives aux mesures judiciaires et placements : pour vérifier à qui reviennent les allocations familiales et selon quelle répartition,
- Mais aussi des détails financiers, des caractéristiques personnelles, des données sur le placement familial et l’adoption, la formation et les cours, les situations professionnelles ou assimilées (et d’autres données relatives à la sécurité sociale), les soins et le soutien non directement accessibles, et d’autres données que vous nous fournissez vous-même.
Comment collectons-nous vos données ?
Par vous-même, bien entendu
Vous partagez activement des données lorsque vous visitez notre site Web et utilisez nos services. Par exemple en remplissant un formulaire de contact, en demandant une simulation, en soumettant une demande, en répondant à une enquête, en nous appelant, en nous envoyant un e-mail, en chattant avec nous ou en publiant un post.
Via les autorités
MyFamily doit exécuter une mission légale. C’est pourquoi les autorités transmettent également des informations à MyFamily. Nos collaborateur.rices.s les consultent dans des sources officielles telles que les banques-carrefours. Parfois, ces données arrivent automatiquement dans notre système.
Des protocoles ont été conclus à cet effet :
- Données du SPF Finances
Protocole du 30 juillet 2019 relatif à la mise à disposition de données patrimoniales pour la communication de données à caractère personnel, du Service public fédéral Finances (l’Administration générale de la documentation patrimoniale, AGDP)
- Données de l’enseignement
Protocole du 7 novembre 2019 01/2019-AHOVOKS-AOR/VUTG/Organismes de paiement pour la communication électronique de données à caractère personnel de « l’Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, kwalificaties en studietoelagen » (AHOVOKS) (l’Agence flamande pour l’enseignement supérieur, l’enseignement des adultes, les qualifications et les allocations d’études)
Protocole du 11 mai 2020 AGODI/Agence Grandir régie/VUTG/Organismes de paiement privés pour la communication électronique de données à caractère personnel de « l’Agentschap voor Onderwijsdiensten » (AGODI) (l’Agence de services d’enseignement) concernant les données d’inscription dans les internats
Protocole du 14 octobre 2020 AGODI/Agence Grandir régie/VUTG/Organismes de paiement privés pour la communication électronique de données à caractère personnel de « l’Agentschap voor Onderwijsdiensten » (AGODI) (l’Agence de services d’enseignement) concernant le délai de conservation
Protocole du 28 juin 2021 AHOVOKS/VUTG pour la communication électronique de données à caractère personnel de « l’Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, kwalificaties en studietoelagen » (AHOVOKS) (l’Agence flamande pour l’enseignement supérieur, l’enseignement des adultes, les qualifications et les allocations d’études) à l’Agence flamande pour le paiement d’allocations dans le cadre de la politique familiale
Protocole du 29 novembre 2022 AGODI/Agence Grandir régie/VUTG/Organismes de paiement privés pour le supplément de soutien
- Données des personnes handicapées
Protocole du 7 novembre 2022 VAPH/Agence Grandir régie/VUTG/Organismes de paiement privés pour le supplément de soutien
Protocole du 20 mai 2022 VAPH/Agence Grandir régie/VUTG/Organismes de paiement privés pour la communication électronique de données à caractère personnel dans le cadre de l’octroi de l’allocation de participation sélective aux enfants résidant dans un centre multifonctionnel
Protocole du 2 septembre 2022 VSB/Agence Grandir régie/VUTG/Organismes de paiement privés pour la communication électronique de données à caractère personnel dans le cadre du budget de soutien de base du supplément de soutien
Le traitement et l’utilisation de ces données sont strictement réglementés, seul.e.s les collaborateur.rice.s autorisé.e.s de MyFamily y ont accès.
Via un tiers de confiance
« De confiance » signifie que cette source a légalement collecté vos données et peut également les partager légalement avec MyFamily. Vous savez parfaitement dans quel but vos informations ont été collectées et vous savez également que les données peuvent être transmises. Si nécessaire, nous indiquons lors du premier contact de quelle partie nous avons reçu ces données.
Pourquoi traitons-nous ou conservons-nous vos données ?
MyFamily traite uniquement les données à caractère personnel qui sont nécessaires pour atteindre une finalité déterminée. À cet effet, nous nous basons toujours sur l’un des motifs de traitement suivants :
- Pour remplir des obligations (pré)contractuelles ;
- Pour poursuivre un intérêt légitime de MyFamily ;
- Lorsque vous avez donné votre consentement ;
- Pour nous conformer à nos obligations légales.
Nous le faisons en collaboration avec les autres acteurs du paiement, l’Agence Grandir régie, la commission des litiges, l’agence, les organisateurs de garde d’enfants et le Ministère flamand de l’éducation et de la formation, nous traitons des données à caractère personnel (par exemple sur la santé et les données judiciaires, sur les enfants, les élèves et les étudiants, ainsi que sur les bénéficiaires et leur ménage), afin d’exécuter au mieux les tâches qui nous sont imposées (conformément au décret réglant les allocations dans le cadre de la politique familiale de 2018, au décret du 7 juillet 2017 et au décret du 30 avril 2004).
Si nous ne disposons pas des données correctes, il est possible que nous ne puissions pas vous payer le montant correct. Informez-nous dès lors de tout changement dans votre situation.
Afin d’améliorer encore notre service, nous vous demandons parfois votre avis, qui est particulièrement apprécié.
Les allocations familiales sont là pour soutenir votre enfant. Il est donc certainement utile de vous tenir informé.e des modifications apportées aux allocations familiales. À cet effet, nous vous fournissons des informations sur nos services. En nous basant sur les informations que nous recueillons à votre sujet, nous pouvons adapter ces informations le plus précisément possible à vos besoins. Vous décidez toutefois vous-même si cela doit se faire ou non. Vous en apprendrez plus à ce sujet dans le chapitre consacré à vos droits.
Avec qui partageons-nous vos données ?
Nos collaborateur.rice.s sont tenu.e.s de respecter la confidentialité de vos données. Toutefois, il peut arriver que nous transmettions vos informations. Cela s’inscrit dans le cadre du principe dit « only once » : vous ne devez pas compléter ou fournir une deuxième fois des informations que vous avez déjà fournies auparavant ou dont dispose déjà un autre département de MyFamily.
Ainsi, certains organismes officiels ont également besoin de vos données. Dans ce cas, MyFamily est légalement tenue de transmettre ces informations. C’est notamment le cas pour :
- la plateforme KRING (réseau primaire d’organismes de paiement d’allocations familiales) ;
- l’agence Grandir régie, par exemple dans le cadre du contrôle du numéro de compte bancaire et de l’examen d’une allocation de soins ou d’une allocation de soutien ;
- LʼONE, dans le cadre de l’organisation de l’entretien de démarrage ;
- les dossiers de MyFamily en cas de passage à un autre organisme de paiement des allocations familiales ;
- l’Agence flamande pour le paiement des allocations dans le cadre de la politique familiale.
À propos de KRING
Tout comme l’agence Grandir régie, nous partageons des données via le réseau de données KRING. Cela se fait via les moyens d’identification suivants :
- Le numéro d’identification du Registre national (s’il s’agit de données relatives à une personne physique inscrite au Registre national)
- Le numéro d’identification de la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale, mentionné dans la loi du 15 janvier 1990 portant création et organisation d’une Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale, s’il s’agit de données relatives à une personne physique non inscrite au Registre national
- Le numéro d’entreprise, si les données se rapportent à une entreprise inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises
- Autres moyens d’identification issus des sources de données authentiques.
À propos de l’agence Grandir régie
Pour contrôler votre compte bancaire sur lequel les allocations familiales sont versées (comme fixé à l’art. 4, §1, alinéa 2 et §2, alinéa 2 de l’arrêté du Gouvernement flamand du 29 juin 2018 portant les modalités relatives à la désignation des bénéficiaires des allocations familiales et au paiement des allocations dans le cadre de la politique familiale), nous transmettons quelques données vous concernant en tant que « bénéficiaire » à l’agence Grandir régie. Il s’agit de votre numéro de dossier, de votre numéro de registre national (votre numéro d’identification du Registre national ou celui de la Banque-Carrefour de la Sécurité sociale) et du numéro de compte sur lequel nous voulons verser les allocations familiales.
Dans le cadre de l’examen du droit à une allocation de soins pour les enfants ayant un besoin spécifique de soutien, l’agence Grandir régie fournit des données nécessaires au médecin évaluateur (notamment les données d’identification de l’enfant et des parents ou éducateurs). Lorsque le médecin a terminé son examen, il transmet le résultat final des conséquences du besoin de soutien spécifique à l’agence Grandir régie. Cette dernière transmet ensuite le résultat de cette constatation à MyFamily.
De même, si une équipe multidisciplinaire introduit une demande d’aide à la jeunesse non directement accessible, le médecin concerné de cette équipe détermine également la gravité du besoin spécifique de soutien. Le médecin transmet alors à l’agence Grandir régie la constatation de la gravité des conséquences du besoin spécifique de soutien ainsi que toutes les informations pertinentes sur le besoin spécifique de soutien constaté dans le cadre de la procédure de révision (art. 19-20 de l’arrêté du Gouvernement flamand du 7 décembre 2018). L’agence Grandir régie transmet ensuite la constatation à MyFamily.
Différents renseignements et données nécessaires pour nous permettre de payer ce supplément sont également collectés avec l’agence Grandir régie et l’agence si nécessaire pour l’enquête sur le supplément de soutien. Ces données sont échangées de manière électronique sécurisée.
Il peut également arriver que MyFamily confie tout ou partie d’un traitement à un sous-traitant. Celui-ci ne peut effectuer le traitement que conformément aux instructions imposées par MyFamily et non à ses propres fins. Les accords sont fixés dans un contrat de traitement.
Nous ne vendons pas vos données à des tiers.
Nous appliquons la réglementation européenne aux transferts internationaux de données à caractère personnel. (par exemple pour le paiement des allocations familiales dans un pays tiers en dehors de l’Espace économique européen).
Pendant combien de temps conservons-nous vos données°?
MyFamily ne conserve et n’utilise vos données que s’il existe une finalité claire. Si l’information n’a plus d’utilité ou de but, elle est supprimée.
La durée de conservation dépend de la raison pour laquelle nous avons besoin de vos données. La suppression de vos données constitue d’ailleurs un droit. Vous en apprendrez plus à ce sujet dans le chapitre suivant.
En ce qui concerne vos données à caractère personnel, la loi stipule que nous pouvons conserver ces données jusqu’à 5 ans après la clôture de votre dossier familial. Bien que le Gouvernement flamand puisse prévoir des dérogations à cet égard.
L’agence Grandir régie et l’agence conservent vos données à caractère personnel dans le cadre du supplément de soutien (lorsque cela est nécessaire) jusqu’à la clôture du dossier pendant 5 ans, conformément au délai de prescription de 5 ans.
Comment protégeons-nous vos données ?
1. Grâce à la confidentialité
Vos données sont parfaitement protégées chez MyFamily. Seul.e.s les collaborateur.rices.s qui ont besoin de vos informations y ont accès. À cet effet, il.elle.s signent une obligation de confidentialité reprise dans le contrat de travail.
2. Grâce à la fiabilité de nos sous-traitants
Pour certains services, MyFamily a recours à des sous-traitants. Ces entreprises exécutent des missions telles que l’IT et la sécurité, le marketing et la communication, l’archivage (numérique) et l’envoi. Nous sélectionnons ces sous-traitants avec le plus grand soin et imposons des règles strictes concernant l’utilisation de vos données. Ainsi, ils n’ont accès qu’aux informations dont ils ont strictement besoin. En outre, ces sous-traitants sont tenus de traiter les données de manière sécurisée et confidentielle. Ils ne peuvent traiter les données qu’à notre demande.
3. Protection technologique et organisationnelle
MyFamily utilise différentes technologies adéquates pour éviter que d’autres personnes n’obtiennent, n’utilisent ou ne divulguent vos données. Nous complétons encore cette technique par des mesures organisationnelles afin d’éviter que les mauvaises personnes n’y aient accès. Les mesures de sécurité sont rigoureusement testées par le biais d’audits réguliers. MyFamily suit les prescriptions des différentes banques-carrefours, comme les Normes minimales de la Banque-Carrefour de la Sécurité Sociale (BCSS).
Quels sont vos droits ?
1. Notre obligation d’information
Par la présente déclaration de confidentialité, nous souhaitons vous informer clairement de ce que nous faisons de vos données à caractère personnel et, surtout, de vos droits. Vous aimeriez la lire sur papier ? Ou vous avez d’autres questions ? Nous serons ravis de vous aider ! Vous trouverez nos coordonnées au bas de cette page.
2. Consulter les données que MyFamily traite à votre sujet
Contactez-nous pour obtenir un aperçu des données à caractère personnel que MyFamily traite à votre sujet. Cet aperçu ne contient pas de données issues de fichiers de sauvegarde classiques, de fichiers journaux ou d’archives.
3. (Faire) corriger vos données
Certaines données ne sont plus correctes ou complètes ? Contactez-nous pour les faire adapter.
4. (Faire) supprimer certaines données
C’est également possible sur simple demande. Remarque : les données dont nous avons besoin pour exécuter notre mission légale ne peuvent bien entendu pas être supprimées.
5. Vous opposer à une certaine utilisation de vos données
Aviez-vous déjà autorisé MyFamily à traiter vos données ? Dans ce cas, vous pouvez révoquer ce consentement à tout moment. Contactez-nous et nous ferons le nécessaire.
Vous n’êtes pas d’accord avec le résultat de notre évaluation ? Dans ce cas, vous pouvez vous y opposer et nous ne traiterons plus vos données de cette manière.
6. Limiter le traitement de vos données
Dans certains cas, vous pouvez demander à limiter le traitement de vos données à caractère personnel. Cela signifie que nous « gelons » le traitement. Dans ce cas, nous conservons encore vos données, mais nous n’en faisons rien d’autre. Cela peut être le cas lorsque l’exactitude de certaines données est contestée si vous estimez que le traitement de certaines données est illégal.
7. Portabilité des données
Vous pouvez demander à recevoir les données à caractère personnel que MyFamily traite vous concernant sous une forme structurée, courante et lisible par machine ou de les transférer à un autre responsable du traitement.
Vous ne pouvez exercer ce droit que lorsque vos données sont traitées sur la base de votre consentement ou d’une obligation contractuelle.
Comment exercer ces droits
Envoyez votre question à privacy@myfamily.be. Nous vous contacterons dans le mois.
En fonction de la complexité et du nombre de demandes que nous recevons, ce délai peut être prolongé de 2 mois. Vous pouvez compter sur nous pour vous en informer dans le mois suivant la réception de votre demande.
En cas de demandes répétitives, nous nous réservons le droit de facturer une indemnisation raisonnable.
Précisez le plus possible votre question. Indiquez clairement lequel des droits susmentionnés vous souhaitez exercer. Tous les droits ne s’appliquent pas à toutes les situations. Vous devez bien entendu indiquer votre identité afin d’éviter que quelqu’un d’autre ne fasse supprimer vos données ou inversement. Nous vous demanderons éventuellement une copie de votre carte d’identité.
Vous aviez déjà posé une question sur l’exercice de vos droits et vous avez une plainte concernant le traitement de celle-ci ? Envoyez un e-mail à kwaliteit@myfamily.be.
Comme vous avez pu le lire sur cette page, vos données et votre vie privée sont sacrées chez MyFamily. Vous n’êtes pas satisfait.e de la manière dont nous traitons vos informations ? Surfez sur le site Web de l’Autorité de protection des données (APD) ou de la Vlaamse Toezichtcommissie (VTC) (Commission flamande de contrôle). Vous pouvez éventuellement aussi introduire une plainte à cet endroit.
Nous sommes à votre disposition
Ceci est le site web de MyFamily ASBL.
Notre numéro d’entreprise est le 0683.590.375. Nous répondons à toutes vos questions avec le sourire.
Pour toute question générale sur notre fonctionnement, vous pouvez vous adresser à :
- MyFamily
- Rue Vésale 31,
1000 Bruxelles - Téléphone : 03 221 08 11
- E-mail : info@myfamily.be
Pour toute question concernant la vie privée et vos droits : privacy@myfamily.be