Privacyverklaring Portaal
MyFamily draagt zorg voor je familie. En dus ook voor je familiegegevens.
Op deze pagina lees je:
- Welke gegevens we verwerken van jou in dit portaal?
- Hoe we deze gegevens verzamelen,
- Waarom we gegevens van jou verwerken en bijhouden,
- Wie jouw gegevens van ons krijgt,
- Hoe lang we deze bewaren,
- Hoe we jouw gegevens beschermen,
- Wat je rechten zijn,
- En hoe je je rechten uitoefent.
Het MyFamily portaal geeft jou op een veilige manier zicht op en toegang tot jouw MyFamily dossier.
Deze privacyverklaring wordt continu afgestemd op de manier waarop we jouw gegevens gebruiken. Op deze pagina lees je altijd de allerlaatste versie.
Je begrijpt beslist dat deze privacyverklaring enkel slaat op de diensten van MyFamily. Wij zijn niet verantwoordelijk voor wat andere websites of bronnen – die naar ons doorverwijzen of waar wij naartoe verwijzen, met jouw gegevens doen. Onze algemene privacyverklaring vind je hier.
Welke gegevens verwerken we van jou in dit portaal?
MyFamily beschikt als erkende uitbetalingsactor van het groeipakket over jouw dossiergegevens. Deze gegevens gebruiken we om onze wettelijke opdracht uit te voeren: het recht op Groeipakket en toeslagen onderzoeken, berekenen en aan je uitbetalen.
Om ervoor te zorgen dat enkel jij toegang hebt tot je gegevens via dit beveiligd portaal maken we gebruik van sterke authenticatiemethodes zoals eID, itsme of multi factor authenticatie. Op het moment dat je je aanmeldt, deel je je identiteit met ons en verkrijgen we van de Federal Authentication Service (FAS) van de overheid je officiële voornaam, achternaam en rijksregisternummer.
Zo hebben we zekerheid dat jij bent wie je zegt dat je bent en kunnen we je dossiergegevens veilig met jou, en enkel met jou, delen.
In het portaal kan je volgende gegevens raadplegen:
- Jouw dossiernummer
- Jouw Groeipakketten
- Per kind een overzicht van de toeslagen waar het recht op heeft (basisbedrag, sociale toeslag, specifieke ondersteuningsbehoefte, pleegzorgtoeslag, wezentoeslag, kinderopvangtoeslag)
- Een overzicht en detail van de uitgevoerde betalingen sinds 2020.
- Jouw documenten
- De brieven die MyFamily jou stuurde sinds april 2021
- Jouw gegevens
- Rijksregisternummer, geboortedatum en naam
- Contactgegevens zoals e-mailadres en telefoon
- Adres
Je kan er ook
- Je contactgegevens wijzigen
- Bestanden uploaden om aan ons te bezorgen op een veilige manier
- Verder doorgaan naar je eBox en je burgerprofiel bij de overheid.
Hoe verzamelen we gegevens van jou?
Via jij zelf, uiteraard
Je deelt actief gegevens wanneer je onze website bezoekt en gebruik maakt van onze diensten. Dat kan gebeuren door een contactformulier in te vullen, een simulatie aan te vragen, een aanvraag in te dienen, een enquête in te vullen, met ons te bellen, mailen, chatten of posten.
Via de overheid
MyFamily moet een wettelijke opdracht uitvoeren. Daarom geeft de overheid ook informatie door aan MyFamily. Onze medewerkers bekijken deze in officiële bronnen zoals kruispuntbanken. Soms belanden deze gegevens automatisch in ons systeem.
Hiervoor werden er protocollen afgesloten:
- Gegevens FOD Financiën
Protocol van 30 juli 2019 ter beschikkingstelling patrimoniumgegevens voor de mededeling van persoonsgegevens, van de Federale Overheidsdienst Financiën (de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie, AAPD)
- Gegevens onderwijs
Protocol van 7 november 2019 01/2019-AHOVOKS-AOR/VUTG/Uitbetalingsactoren voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, kwalificaties en studietoelagen (AHOVOKS)
Protocol van 11 mei 2020 AgODi/Agentschap Opgroeien Regie/VUTG/private Uitbetalingsactoren voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) met betrekking tot de inschrijvingsgegevens in internaten
Protocol van 14 oktober 2020 AgODi/Agentschap Opgroeien Regie/VUTG/private Uitbetalingsactoren voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van het Agentschap voor Onderwijsdiensten (AGODI) met betrekking tot de bewaartermijn
Protocol van 28 juni 2021 AHOVOKS/VUTG voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens van het Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, kwalificaties en studietoelagen (AHOVOKS) naar het Vlaams Agentschap voor de uitbetaling van toelagen in het kader van gezinsbeleid
Protocol van 29 november 2022 AgODi/Agentschap Opgroeien Regie/VUTG/private Uitbetalingsactoren voor de ondersteuningstoeslag
- Gegevens Personen met een handicap
Protocol van 7 november 2022 VAPH/Opgroeien Regie/VUTG/private Uitbetalingsactoren voor de ondersteuningstoeslag
Protocol van20 mei 2022 VAPH/Agentschap Opgroeien Regie/VUTG/private Uitbetalingsactoren voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens in het kader van de toekenning van de selectieve participatietoeslag aan kinderen die residentieel verblijven in een multifunctioneel centrum
Protocol van 2 september 2022 VSB/Opgroeien Regie/VUTG/private Uitbetalingsactoren voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens in het kader van het basisondersteuningsbudget de ondersteuningstoeslag
Het verwerken en gebruiken van deze gegevens is streng gereglementeerd, enkel bevoegde medewerkers van MyFamily krijgen toegang.
Via een betrouwbare derde partij
“Betrouwbaar” betekent dat deze bron je gegevens rechtmatig verzamelde en deze ook rechtmatig mag delen met MyFamily. Jij bent perfect op de hoogte voor welk doel je informatie werd verzameld en je weet ook dat de gegevens doorgegeven kunnen worden. Indien nodig vermelden wij bij het eerste contact van welke partij we deze gegevens ontvingen.
Waarom we gegevens van jou verwerken of bijhouden ?
MyFamily verwerkt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om een bepaald doel te bereiken. We baseren ons hiervoor steeds op één van onderstaande verwerkingsgronden:
- Om (pre-)contractuele verplichtingen te vervullen;
- Om een rechtmatig belang van MyFamily na te streven;
- Wanneer u toestemming hebt gegeven;
- Om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.
Samen met de andere uitbetalingsactoren, het agentschap Opgroeien regie, de geschillencommissie, het agentschap), de organisatoren kinderopvang en het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming, verwerken we persoonsgegevens (bijvoorbeeld over de gezondheid en gerechtelijke gegevens, over kinderen, leerlingen en studenten, en over de begunstigden en hun gezin), om de taken die ons worden opgelegd (volgens het Groeipakketdecreet van 2018, het decreet van 7 juli 2017 en het decreet van 30 april 2004) zo goed mogelijk uit te voeren.
Als we niet over de correcte gegevens beschikken, is het mogelijk dat we jou niet het juiste bedrag kunnen uitbetalen. Breng ons daarom steeds op de hoogte van elke wijziging in je situatie.
Om onze service nog verder te verbeteren, vragen we soms ook naar jouw – bijzonder gewaardeerde – mening.
Het Groeipakket is er om jouw kind te ondersteunen. Het is dus zeker nuttig om je op de hoogte houden over veranderingen in het Groeipakket. Dat doen we door jou informatie te bezorgen over onze diensten. Door ons te baseren op de informatie die wij over jou verzamelen kunnen we deze informatie zo precies mogelijk afstemmen op jouw noden. Jij beslist echter zelf of dat gebeurt of niet. Verderop lees je er alles over, in het hoofdstuk over jouw rechten.
Met wie delen we jouw gegevens?
Het antwoord op deze vraag is heel eenvoudig: Wij delen jouw gegevens buiten MyFamily enkel met jouw toestemming, wanneer we hiertoe wettelijk verplicht zijn of indien het noodzakelijk is om de door jou gevraagde dienst te kunnen leveren.
Onze werknemers zijn verplicht om de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te respecteren. Toch kan het gebeuren dat wij jouw informatie doorgeven. Dat kadert binnen het zogenaamde “only once” principe: informatie die je vroeger al verstrekte, of waarover een andere afdeling van MyFamily, moet je geen tweede keer invullen of bezorgen.
Zo hebben sommige overheidsinstanties ook gegevens van jou nodig. In dat geval is MyFamily vanuit haar wettelijke opdracht verplicht om deze informatie door te spelen. Dat is onder meer het geval voor:
- het KRING platform (primair netwerk van uitbetalingsactoren Groeipakket);
- agentschap Opgroeien regie, bijvoorbeeld in het kader van de controle van het bankrekeningnummer, en het onderzoek op een zorgtoeslag of een ondersteuningstoeslag
- Kind en Gezin, in het kader van de organisatie van het startgesprek;
- dossiers van MyFamily bij overgang naar een andere uitbetalingsactor van het Groeipakket;
- het Vlaams Agentschap voor de Uitbetaling van Toelagen in het kader van het Gezinsbeleid.
Wil je meer weten hoe en waarom deze gegevens gedeeld worden? Neem dan een kijkje op onze algemene privacyverklaring.
Wij verkopen jouw gegevens niet aan derden.
Wij passen de Europese regelgeving toe bij internationale doorgiften van persoonsgegevens (ook bijvoorbeeld voor de uitbetaling van het Groeipakket in een derde land buiten de Europese Economische Ruimte).
Hoe lang bewaren we jouw gegevens?
MyFamily bewaart en gebruikt je gegevens alleen als er een duidelijke doelbinding is. Heeft de informatie geen nut of doel meer, dan wordt deze verwijderd.
De bewaartermijn hangt af van de reden waarvoor we jouw gegevens nodig hebben. Je gegevens laten verwijderen is trouwens een recht. In het volgende hoofdstuk lees je daar meer over.
Wat betreft jouw persoonsgegevens, stelt de wet dat we deze gegevens mogen bewaren tot 5 jaar na afsluiting van je gezinsdossier. Al kan de Vlaamse Regering hier afwijkingen op voorzien.
Het agentschap Opgroeien regie en het agentschap bewaren je persoonsgegevens in het kader van de ondersteuningstoeslag (wanneer dat nodig is) tot het dossier 5 jaar is afgesloten, in overeenstemming met de verjaringstermijn van 5 jaar.
Hoe MyFamily je gegevens beschermt
1. Door geheimhouding
Je gegevens zijn prima afgeschermd bij MyFamily. Alleen medewerkers die je informatie nodig hebben, krijgen toegang. Daarvoor ondertekenen zij een geheimhoudingsplicht die opgenomen is in het (arbeids)contract.
2. Door de betrouwbaarheid van onze verwerkers
Voor sommige diensten doet MyFamily beroep op zogenaamde verwerkers. Deze ondernemingen voeren opdrachten uit zoals IT en beveiliging, marketing en communicatie, (digitale) archivering en verzending. Wij selecteren deze verwerkers uiterst zorgvuldig, en leggen strikte regels op over het gebruik van je gegevens. Zo krijgen zij alleen toegang tot de informatie die zij strikt nodig hebben. Bovendien zijn deze verwerkers verplicht om de gegevens veilig en vertrouwelijk te behandelen. Zij mogen de gegevens enkel verwerken volgens onze opdracht. Dit leggen we netjes vast in een zogenaamde verwerkersovereenkomst.
3. Technologische en organisatorische bescherming
MyFamily zet verschillende gepaste technologieën in om te vermijden dat anderen je gegevens verkrijgen, gebruiken of openbaar maken. Die techniek vullen we nog aan met organisatorische maatregelen, om zo te vermijden dat de verkeerde mensen toegang krijgen. Deze veiligheidsmaatregelen worden nauwgezet getest via regelmatige audits.
MyFamily volgt de voorschriften van de verschillende kruispuntbanken, zoals de Minimale Normen van de Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ).
Jouw rechten volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming
1. Inkijken welke gegevens MyFamily over jou verwerkt
Dit portaal is uitermate geschikt om zelf je dossiergegevens bij MyFamily na te kijken. Vind je hier nog niet wat je zocht, contacteer ons dan. Het overzicht bevat geen gegevens uit klassieke back-upbestanden, log- of archiefbestanden. Die informatie maakt immers geen deel uit van de courant verwerkte persoonsgegevens, en zijn daardoor niet onmiddellijk beschikbaar.
2. Je gegevens (laten) verbeteren
Zijn bepaalde gegevens niet meer correct of volledig? In het portaal kan je enkele gegevens zelf aanpassen. Lukt dit niet? Contacteer ons om deze te laten aanpassen.
3. Sommige gegevens verwijderen
Ook dat kan op eenvoudig verzoek. Let wel: de gegevens die we nodig hebben om onze wettelijke opdracht uit te voeren, mogen uiteraard niet geschrapt worden.
4. Je verzetten tegen een bepaald gebruik van jouw gegevens
Gaf je ooit toestemming aan MyFamily om je gegevens te verwerken? Dan kan je die toestemming op elk moment weer intrekken. Contacteer ons, en wij doen het nodige.
Als we je gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang en je bent het niet eens met het resultaat van onze afweging. Dan kan je verzet aantekenen en verwerken wij jouw gegevens niet langer op die manier.
5. De verwerking van je gegevens beperken
In bepaalde gevallen kan je vragen om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken. Dit betekent dat we de verwerking ‘bevriezen’. We houden op dat moment je gegevens nog wel bij maar gaan er verder niets mee doen. Dit kan spelen wanneer de juistheid van bepaalde gegevens wordt betwist je van mening bent dat de verwerking van bepaalde gegevens onrechtmatig verloopt.
6. Overdraagbaarheid van gegevens
Je kan vragen om de persoonsgegevens die MyFamily van jou verwerkt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen of deze over te dragen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.
Dit recht kan je enkel gebruiken wanneer je gegevens verwerkt worden op basis van je toestemming of een contractuele verplichting.
Zo oefen je deze rechten uit
Stuur je vraag naar privacy@myfamily.be. Binnen de maand nemen wij contact met je op.
Afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken dat we ontvangen kan deze termijn verlengd worden met 2 maanden. Je kan erop rekenen dat we je binnen de maand na ontvangst van je verzoek hiervan op de hoogte brengen.
Bij repetitieve verzoeken behouden we ons het recht voor een redelijke vergoeding aan te rekenen.
Wees in je vraag zo specifiek mogelijk. Geef duidelijk aan welk van bovenstaande rechten je wil uitoefenen. Niet alle rechten zijn in alle gevallen van toepassing. Daarbij dien je uiteraard je identiteit mee te geven, om te vermijden dat iemand anders jouw gegevens laat schrappen of andersom. Eventueel vragen wij een kopie van je identiteitskaart op.
Stelde je eerder een vraag over de uitoefening van je rechten, en heb je nu een klacht over de behandeling ervan? E-mail dan naar kwaliteit@myfamily.be.
Zoals je op deze pagina kon lezen, zijn je gegevens en privacy heilig bij MyFamily. Ben je toch niet gelukkig met de manier waarop wij omgaan met je informatie? Surf dan naar de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) of de Vlaamse Toezicht Commissie (VTC). Daar kan je eventueel ook een klacht indienen.
Wij staan graag voor je klaar
Dit is het portaal van MyFamily VZW.
Ons ondernemingsnummer is 0683.590.375. We beantwoorden al je vragen met een glimlach.
Voor algemene vragen over onze werking kan je terecht bij
- MyFamily
- Brouwersvliet 4 bus 3
2000 Antwerpen - Telefoon: 03 221 08 11
- E-mail: info@myfamily.be
Voor vragen over privacy en je rechten: privacy@myfamily.be